Accenture – nowe podejście do zarządzania przestrzenią biurową


Biuro firmy Accenture, świadczącej usługi z zakresu konsultingu, nowoczesnych technologii i outsourcingu, jest przykładem na to, jak zaprojektować nowoczesną przestrzeń, która będzie odzwierciedleniem jakości marki i jednocześnie przestrzenią służącą efektywnej pracy


Już w pierwszej chwili po przekroczeniu progów Accenture, warszawska siedziba tej firmy robi niesamowite wrażenie. Od czasu zeszłorocznej wizyty w firmie Deloitte nie widzieliśmy biura, które tak efektywnie wdrożyłoby zasady elastycznej pracy i miało tak skuteczny system hot-deskingu. Na niedużej, dwupiętrowej przestrzeni, dzięki ograniczeniu stałych miejsc pracy udało się stworzyć miejsca do spotkań nieformalnych i zaskakująco dużą ilość sal konferencyjnych.
Przemyślany sposób podzielenia przestrzeni, jaką dysponuje firma, wpływa na korzystne relacje między poszczególnymi jej działami. Jednocześnie pokazuje, jak można stworzyć funkcjonalne miejsce pracy, które poza tworzeniem efektu wizualnego będzie stanowiło miejsce pełne ciekawych rozwiązań, zapewniających elastyczność w wykorzystaniu wnętrza.
Renowacja biura Accenture miała miejsce w 2010 roku. Zastosowane w tym miejscu rozwiązania są przewidziane na przynoszenie długoterminowych efektów działań firmy.

O projekcie oraz jego wykonaniu z panią Martą Domaradzką, Dyrektor Administracji Accenture, a także o stosowanych w Accenture technologiach z panem Tomaszem Lubomskim, Dyrektorem ds. Informatyki na kraje Europy Środkowo-Wschodniej i Bliskiego Wschodu, rozmawiali Bogusz Parzyszek i Maciej Markowski.



Maciej Markowski: Zacznijmy od celów, jakie postawili sobie państwo przed rozpoczęciem przebudowy biura.

Marta Domaradzka: Cele renowacji biura wypływały z naszej globalnej strategii zarządzania przestrzenią. Accenture wprowadza model „Workplace 2.0”, który polega przede wszystkim na dostosowaniu biur do zmieniającego się charakteru pracy.
Głównym celem projektu było kreowanie profesjonalnego wizerunku firmy, wspomaganie wymiany informacji i kooperacji między pracownikami i kadrą kierowniczą oraz efektywne, a także zgodne z potrzebami wykorzystanie przestrzeni. Przy wprowadzaniu nowego modelu zarządzania biurem ważna była także dbałość o komfort pracy, miłe otoczenie, energetyzujące kolory, zwiększona troska o świadomość i rozwiązania proekologiczne.
Biuro zostało zaprojektowane w nowoczesnym stylu przez firmę DEGW z Londynu, która wprowadziła do planu różnorodne funkcje przestrzeni. Teraz mamy więcej elastycznych miejsc pracy – sale konferencyjne, focus roomy i pokoje projektowe, które zapewniają komfort pracy. Stworzenie nieformalnych chillout roomów umożliwiło swobodne rozmowy i wymianę doświadczeń. Wszystkie te powierzchnie, poza chillout roomami, pracownicy mogą rezerwować poprzez stronę internetową lub na recepcji. Nieodłącznym elementem okazały się zasady rezerwacji, eliminujące podwójne wykorzystanie miejsca. W praktyce wygląda to tak, że osoba, która rezerwuje pokój projektowy, nie ma zarezerwowanego biurka w tym samym czasie, a osoby, które mają swoje pokoje i wychodzą na spotkania do sal konferencyjnych lub na spotkanie z klientem, zwalniają je do rezerwacji.
Z naszych badań jasno wynika, że gdy każdy pracownik ma przypisane stałe miejsce pracy, wówczas 60% przestrzeni w biurze pozostaje niewykorzystane.

Bogusz Parzyszek: Zastosowali państwo zatem panele do rezerwacji sal? To wciąż swego rodzaju nowość.

M.D.: System rezerwacji miejsc pracy i sal wprowadziliśmy już w styczniu 2011. Pracownicy wiedzą, że wchodząc do wybranej sali, powinni nacisnąć na panelu rezerwacji ikonkę „start”, bo inaczej stracą rezerwację po upływie pół godziny. Patrząc z perspektywy czasu, z przyjemnością stwierdzam, że użytkownicy przyswoili sobie ten nawyk. Trochę trudniej rozwiązać sytuację w przypadku anulowania albo skrócenia czasu rezerwacji, kiedy pracownicy już nie potrzebują danej sali, lub w przypadku użycia sali przez gości, którym rezerwujemy salę np. na pół dnia. Rozważaliśmy kupno systemu z detektorami ruchu, jednak w momencie instalowania paneli ta opcja była jeszcze niedostępna. Finalnie, po wdrożeniu systemu, okazało się, że świetnie radzimy sobie także w takich przypadkach, ponieważ zwykle recepcja jest informowana o zwolnionej sali.


B.P.: Przenieśliście się tu z innego miejsca?

M.D.: Biuro znajduje się w tym samym miejscu, co przed modernizacją. Przed zmianami zajmowaliśmy półtora piętra, teraz są to dwa pełne piętra. Zajmowaliśmy ok. 1 660 m2 powierzchni, obecnie mamy 2 150 m2. Modernizacja biura była dość skomplikowana i uciążliwa dla pracowników. Musieliśmy pracować w tej części, w której akurat nie były prowadzone prace renowacyjne. Pozostała powierzchnia była zamknięta. Mieliśmy wiele przeprowadzek i zmian miejsca pracy, ograniczone możliwości pracy zespołowej i zapraszania klientów do biura.

M.M.: Wasze biuro wygląda na dość przemyślane. Widzę, że stosujecie hot-desking…

M.D.: Firma stara się efektywnie wydawać fundusze przeznaczone na biuro. Rodzaj wykonywanej przez nas pracy nie wymaga de facto znacznej przestrzeni biurowej, a utrzymanie prestiżowego biura to wysoki koszt stały. Dbamy o to, by nasza przestrzeń odzwierciedlała filozofię pracy firmy (efektywność i zespołowość). W typowym dniu pracy kilka procent naszych konsultantów korzysta z biura, przygotowując oferty, uczestnicząc w szkoleniach lub spotkaniach biznesowych, czy też załatwiając sprawy pracownicze. Strategią operacyjną firmy jest bliska współpraca konsultantów z klientami, stąd nasi pracownicy w znacznej części pracują w biurach firm, dla których świadczymy usługi. W biurze na stałe pracuje zarząd oraz osoby z działów wsparcia biznesu, takich jak kadry, finanse, rekrutacja, IT.

M.M.: Pracownicy back office pracują czasem z domu?

M.D.: Jak najbardziej. Wprowadziliśmy w naszej firmie możliwość pracy z domu. Jest to tzw. remote working, w oparciu o który nasi pracownicy mogą jeden lub dwa dni w tygodniu pracować z domu. System ten sprawdza się bardzo dobrze, a pracownicy cenią sobie taką możliwość. Program ten jest skierowany do pracownika wdrożonego, którego specyfika pracy pozwala pracować samodzielnie. Czytałam badania, które podkreślały, jak wielu pracowników obawia się, że możliwość pracy z domu świadczy o ich mniejszej wartości dla pracodawcy. W początkowym okresie pracownikom brakuje bezpośredniego kontaktu z szefem. Boją się, że mogą stracić pracę. Później następuje okres euforii – na wszystko mam czas, jestem wolny! W związku z tym, przez pierwsze trzy miesiące efektywność pracownika może być mniejsza, nawet o 20%. Badanie to dotyczyło sprzedawców ubezpieczeń, więc oczywiście łatwo było wyliczyć tę wartość. Później, kiedy już pracownik nauczy się na nowo organizować sobie pracę, produktywność rośnie i stabilizuje się na poziomie o 10–15% wyższym niż ta sprzed zmiany. Wielu sprzedawców, informatyków i przedstawicieli innych grup zawodowych pracuje w ten sposób najwydajniej. Ja pracuję z domu jeden dzień w tygodniu, co bardzo sobie chwalę. Oszczędzam czas na dojazd, lunch itd. Poza tym jestem w tym dniu dużo bardziej efektywna. W sześć godzin wykonam pracę, jaka w warunkach biurowych zajęłaby mi osiem godzin. W domu jestem skupiona, wykonuję pracę, która nie wymaga interakcji z innymi pracownikami.

M.M.: Wróćmy jednak do założeń biura. Mówiła pani o tym, że zdecydowali się państwo zostawić pracowników back office w biurze.

M.D.: Tak, pracownicy działów wsparcia mają swoje miejsca pracy w biurze. One również podlegają rezerwacji. Pracownicy działów wsparcia korzystają z sal na takich samych zasadach, jak pracownicy działów konsultingu.
Na podstawie ankiet przeprowadzonych wśród pracowników i w oparciu o szczegółowe analizy wyciągnęliśmy wniosek, że najbardziej potrzebne są nam małe pokoje projektowe przeznaczone dla 2–4 osób. W związku z tym większość pokoi projektowych zaprojektowaliśmy właśnie takiej wielkości, i to był strzał w dziesiątkę. Podobnie sprawdziło się pozostawienie dużej sali konferencyjnej, ze względu na dość dużą liczbę szkoleń i spotkań projektowych, dla których pokój na dziesięć osób byłby niewystarczający. Mamy też dwie sale z przesuwnymi ścianami, które spełniają swoją rolę. Pomogło nam również wydzielenie przestrzeni dla pracowników z zagranicy. W przeszłości rezerwowali sobie sale konferencyjne, co znacząco ograniczało dostępność sal dla innych pracowników. Teraz nasi koledzy z zagranicy mogą rezerwować sobie na podobnych zasadach biurka oraz sale. Idealnie sprawdziły się pomieszczenia typu chillout, a także podzielenie biura na część dla klientów i konsultantów oraz na część dla pracowników wsparcia biura. Korzystnym rozwiązaniem było utworzenie wielu mniejszych przestrzeni typu open space, poprzedzielanych salami spotkań, co zapewniło komfort pracy i lepszą barierę akustyczną. Większość zadań realizowanych w naszym biurze to praca projektowa, a takie rozwiązanie zapewnia dużą elastyczność formowania zespołów. Mogą zarezerwować sobie miejsca pracy w jednym obszarze i cieszyć się dużą swobodą oraz wygodną kooperacją.


B.P.: Gdy zwiedzaliśmy państwa biuro, zwróciłem uwagę, że niektóre miejsca do spotkań nieformalnych wyglądają na mało wykorzystywane. Dokonywaliście ewaluacji przestrzeni po oddaniu projektu?

M.D.: Już kilka razy… (uśmiech) Nie całego layoutu, ale dokładnie przestrzeni chilloutowych, pokoi do różnego rodzaju spotkań i miejsc indywidualnych do pracy. Rearanżujemy te przestrzenie w zależności od potrzeb. Zmienialiśmy nieco rozstawienie biurek, ale największe zmiany dotyczyły przestrzeni nieformalnych. Zdajemy się na obserwacje. I tak zauważyliśmy, że najlepiej sprawdzają się w miejscach oddzielonych od głównych ciągów komunikacyjnych i stanowisk pracy, ale jednocześnie w łatwo dostępnych punktach, np. przy kuchniach lub przy dużych salach konferencyjnych. Choćby dwie kanapy Bene, jakie umieściliśmy naprzeciwko siebie – pracownicy przekonali się do nich dopiero w trzecim miejscu, w którym je ustawiliśmy. Tworzą one dość intymną atmosferę i nie mogły stać przy korytarzu i w miejscu częstych spotkań. Teraz sprawdzają się przy mniej formalnych spotkaniach. Czasem czujemy się jak eksperymentatorzy.

B.P.: Eksperymentowanie jest konieczne. W naszej redakcji np. stworzyliśmy pokój relaksacyjny. Okazało się, że rzadko kiedy ktoś z niego korzysta. Co najwyżej pracownicy wchodzili do środka wykonać ważniejsze rozmowy telefoniczne. Teraz przenieśliśmy pufy do kuchni i tam w naturalny sposób powstała przestrzeń do nieformalnych kontaktów. Założyciel DEGW, Frank Duffy, który kiedyś odwiedził nasze biuro, wytłumaczył nam, że pokój relaksacyjny był za daleko od stanowisk pracy, ciągu komunikacyjnego i nikt tam nie zaglądał spontanicznie.

M.D.: Mamy podobne spostrzeżenia! Także u nas do nieformalnych spotkań najbardziej nadają się przestrzenie, gdzie ludzie spotykają się spontanicznie. Trzeba im tylko zapewnić wygodne warunki. Myślę, że po kilku miesiącach nasza przestrzeń zaczęła naprawdę dobrze funkcjonować. Konsultowaliśmy się w trakcie zmian z firmami, z którymi współpracowaliśmy t.j. DEGW – z panią Dorotą Osiecką, a także z architektem – panem Zbigniewem Kostrzewą (In Design). Firma DEGW rekomendowała nam ciekawe i niestandardowe rozwiązania, a biuro architektoniczne dbało o to, by nasza przestrzeń spełniała wszystkie wymagane normy i standardy.

M.M.: Jak to się stało, że przydzielono pani to zdanie? Z tego, co się orientuję, wcześniej była pani menadżerem w Dziale Konsultingu firmy Accenture.

M.D.: To prawda, poprzednio pracowałam w dziale Management Consulting. Przeobrażenie biura oraz poprowadzenie działu administracji zostało mi powierzone przez prezesa firmy. Dla mnie była to praca projektowa, która wymagała szerokich kompetencji zespołu. W czasie trwania modernizacji nauczyliśmy się niezwykle dużo. Nie da się ukryć, że był to długotrwały i budżetowo duży projekt – jeżeli wliczymy w to okres analiz, negocjacji i samego wykonania, de facto trwał 2 lata. Zamknęliśmy projekt w lutym, teraz trwają ostatnie zabiegi kosmetyczne. Z perspektywy czasu powiedziałabym, że był to typowy projekt związany z podniesieniem efektywności zarządzania procesami, w tym przypadku biurem, i zarządzania zmianą. Przeprowadzenie ludzi przez tego typu proces jest dużym wyzwaniem. Zmiana zawsze jest trudna, a zmiana miejsca pracy wciąż ma dla wielu pracowników charakter bardzo osobisty. Ludzie obawiają się, jak firma będzie dalej funkcjonować, czy ich zespół będzie miał zapewnione miejsce i dobre warunki pracy.

M.M.: Jak dziś wygląda pani praca?

M.D.: Na co dzień jest to przede wszystkim zarządzanie biurami, w tym świadczenie szerokiego zakresu usług, które umożliwiają sprawne funkcjonowanie biura. Dział Administracyjny (Accenture Workplace) jest pewnego rodzaju wewnętrznym outsourcingiem. Obsługujemy w sumie trzy biura Accenture w Polsce – zajmujemy się Biurem Konsultingu, jak również Centrum Outsourcingu, a ponadto biurem Accenture Technology Services w Łodzi. Odpowiadamy za kontakty z dostawcami, współpracujemy z działem zakupów. Do naszych obowiązków należy zarządzanie podróżami i wszelkie negocjacje handlowe w tym obszarze, zarządzanie flotą samochodową, mieszkaniami służbowymi, podnajmem powierzchni, organizacja imprez firmowych, wsparcie zarządu, organizacja pracy recepcji, logistyka i utrzymanie urządzeń biurowych. W centrum outsourcingowym mamy wdrożone certyfikaty ISO 14001 i SAS 70, odpowiadamy za zachowanie wysokich norm bezpieczeństwa danych.


M.M.: Siedząc tu, mamy za plecami zestaw do telekonferencji Tandberga. Jakich technologii używają państwo w swoim biurze?

M.D.: Używamy wideokonferencji, posiadamy urządzenie round-table do telekonferencji. Docelowo prawdopodobnie zrezygnujemy z telefonów stacjonarnych i będziemy mogli dzwonić przy pomocy komputerów. Podobnie przestajemy używać projektorów, zastępujemy je telewizorami lub urządzeniami typu Media Scape.

M.M.: I jak prezentują się efekty użycia tych technologii? Udało się państwu ograniczyć ilość podróży?

M.D.: Zdecydowanie tak. Organizujemy wiele wideokonferencji z zagranicznymi biurami. W przeszłości takie spotkania z pewnością wiązałyby się z koniecznością częstych podróży lotniczych. Korzystamy z Office Communicatora praktycznie codziennie, dzięki kamerom zainstalowanym w komputerach możemy odbywać wideokonferencje z kolegami spoza biura. Pozwala to na szybki i sprawny kontakt, a wielokrotnie nie wymaga podróży.
Szczegółowych informacji na temat technologii może udzielić pan Tomasz Lubomski.


Dzięki uprzejmości Pana Tomasza Lubomskiego mieliśmy szansę dowiedzieć się o systemach IT, usprawniających pracę w warszawskim biurze firmy Accenture.

M.M.: Chcielibyśmy dowiedzieć się więcej o stosowanych przez państwa w firmie Accenture nowoczesnych technologiach. Rozmawialiśmy już z panią Martą o systemie wideokonferencji…

Tomasz Lubomski: Korzystamy z systemu Tandberga, firmy, która należy dziś do Cisco. Jest to technologia pozwalająca na wideokonferencje w HD. Integrujemy ją obecnie z firmową siecią telepresence. Możemy sobie pozwolić na kooperację z innymi poprzez funkcję wideo. Mamy ten system w większości naszych biur. Wspieramy nim spotkania, a także rekrutację – nawet ja zostałem w ten sposób zrekrutowany do firmy w 1999 roku. Odwiedziłem biuro Accenture w Warszawie i rozmawiałem z moim przyszłym szefem, który przebywał wtedy w Budapeszcie.

M.M.: Większość waszych konsultantów pracuje głównie z biura klienta. Kontaktują się z biurem Accenture za pomocą laptopów?

T.L.: Dostosowaliśmy wszystkie laptopy do tego, by mogły służyć do prowadzenia audio- i wideokonferencji, współdzielenia materiałów, prezentacji na żywo itd. Jest to łatwe i szybkie rozwiązanie. Coraz rzadziej używamy telefonów. Stawiamy dziś na mobilność. Technologią wspieramy hot-desking oraz pracę z domu.

M.M.: Jakimi rozwiązaniami technologicznymi się wyróżniacie?

T.L.: W wielu firmach telefony VOIPowe nadal są nowością, a my w niektórych biurach nie posiadamy nawet telefonów na biurkach – choćby we Francji. Office Communicator posiada opcję dzwonienia na telefony zewnętrzne. Nazywa się to phone edition. Nie wszystkie firmy obecnie korzystają z maksymalnej mobilności, utrzymując jednocześnie wysokie standardy bezpieczeństwa informacji.

M.M.: Firma Accenture jest ciekawym przykładem łączenia maksymalnej mobilności pracowników z pracą na bardzo poufnych danych. Jak zapewniacie bezpieczeństwo danych?

T.L.: Skupiamy się na bezpieczeństwie danych w urządzeniach mobilnych i ich komunikacji z zasobami firmowymi, a także edukacji ludzi, którzy stanowią ważne ogniwo w procesie zachowania bezpieczeństwa danych. Jednocześnie dostęp do większości zasobów z urządzeń typu laptop, smartphone czy tablet jest możliwy spoza firmy. Nazwaliśmy to kiedyś „access anytime, anywhere”.

B.P.: Jak wygląda współpraca między działem IT i administracji, np. kto odpowiada za drukarki?

T.L.: To się bardzo przeplata. Myślę, że uzupełniamy się, a nieraz wyszukujemy osobno różnorakie rozwiązania problemów. Nie sposób rozdzielić tych dwóch działów. Ścisła współpraca przy budowie i funkcjonowaniu biura jest konieczna na każdym etapie. Technologia powinna efektywnie wspierać codzienną pracę ludzi w biurach.

M.D.: Obecnie pracujemy nad wspólnym wdrożeniem programu „follow me printing” – chcemy wyposażyć pracowników w karty, które umożliwią im wydruk na dowolnej drukarce. Dokument idzie w tzw. „chmurę”, a trafia na konkretną drukarkę dopiero po przyłożeniu karty. Wspomaga to utrzymanie bezpieczeństwa danych (wydruki nie leżą gdzieś w biurze), a także oszczędność papieru, kontrolę wydruków. Początkowo to my się tym zajmowaliśmy, a potem Tomek. Słowem, współpraca trwa (śmiech).

M.M.: Mówią tu państwo o drukowaniu w chmurze. Czy planujecie państwo szersze wykorzystanie chmury jako systemu usprawniającego działanie firmy?

T.L.: Nie tylko planujemy, ale już to robimy. Tego typu plany ma pewnie każda firma. Wszyscy to będą chcieli wdrażać ze względu na koszty software’u na komputerach, a także skalowalność infrastruktury. Z drugiej strony, konieczny jest też dobry dostęp do internetu w możliwie każdym miejscu w kraju.

M.M.: Dziękujemy bardzo za rozmowę.

M.D. i T.L.: Dziękujemy również.



/RAMKA/
Co nam się podoba:
- Dużo przestrzeni w biurze;
- Lokalizacja biura w centrum miasta, dzięki czemu cała baza usługowa jest w zasięgu pracowników;
- Duża ilość salek do prac projektowych;
- Akustyka zapewniająca maksymalne wyciszenie biura;
- Wprowadzenie jednego z pierwszych w Polsce projektu systemu pracy elastycznej o nazwie Workplace 2.0. ;
- Zastosowanie mebli, które mogą bez problemu ulegać zmiennej konfiguracji w przestrzeni biura;
- Ciekawy design, który ożywia wnętrze.